ONLINE OFFICE - ONO Systemintegration

Systemintegration?

Den meisten Anwendern ist überhaupt nicht klar, wie viele unterschiedliche Subsysteme in der IT-Abteilung ihres Unternehmens arbeiten.
Neben dem allgegenwärtigen ERP-System wirken im Hintergrund Mailserver, Faxserver, eine Telefonanlage, Server für die Arbeitszeit- oder Betriebsdatenerfassung, das Dokumentenmanagement oder EDI-Konverter.
Die Zutrittsverwaltung, Videokonferenzen oder Videoüberwachungen werden auf dedizierten Servern organisiert.
Ein eigenes CRM-System optimiert Ihre Kommunikation mit Kunden und Interessenten. Spezialanwendungen zur Regalplanung, Datenschutzdokumentation, zum Qualitätsmanagement, für die Versionverwaltung von Programmen, Dokumenten, Stücklisten oder Werkzeugen
- diese Aufstellung ist schier endlos und daher per se unvollständig.
Wenn man dazu noch die unterschiedlichen Abteilungen Ihres Unternehmens als Subsysteme betrachtet und den Datenaustausch zwischen diesen Einheiten ebenfalls aus dem Blickwinkel der Systemintegration betrachtet, wird klar, wieviel Arbeit für einen reibungslosen und konsistenten Datenfluss hier geleistet werden muss.
Allein die Erhebung und Dokumentation der vorhandenen Datenquellen erweist sich häufig als ein grösseres Projekt, dessen Aufwand die anfänglichen Einschätzungen aller Beteilgten bei weitem übersteigt.
Normalerweise müsste der Datenschutzbeauftragte eine solche Aufstellung bereits als Grundlagen seiner DS-Dokumentation erstellt haben - leider blendet der für den Datenschutz Zuständige hierbei gerne alle Daten aus, die keinen Personenbezug aufweisen.

Datenabgleich

Zwischen den unterschiedlichen Subsystemen gibt es mehr oder weniger offensichtliche Anforderungen für den Austausch von Daten. Das eingehende Aufträge aus dem EDI-System an das ERP-System übermittelt werden müssen, ist sehr offensichtlich, das eingehende Dokumente aus dem Fax- oder E-Mail-System an das Dokumenten Management System weitergeleitet werden sollten, liegt bei etwas Nachdenken auf der Hand - das Änderungen aus dem Qualitätsmanagement-System, die sich auf neue Versionen von Stücklistenkomponenten beziehen, Austauschprozesse für die Stammdaten der Betriebsdaten- und Fertigungssteuerung nach sich ziehen könnten, ist vielleicht weniger offensichtlich.
Änderungen in den Zolltarif-Zuordnungen aus dem Atlas-Zoll-System z.B. müssen in die Artikel-Stammdaten des ERP-Systems gespiegelt werden - dies ist ein Beispiel für notwendige Abgleich-Prozeduren von Stammdaten, die sich erst bei dem genauen Hinsehen erschliessen

Automatisation

Es sollte keine manuell anzustossenden Prozesse geben, die Daten der unterschiedlicher Substysteme aufeinander abstimmen. Alle hierzu notwendigen Prozeduren oder Jobs müssen automatisch angestartet werden bei einer klar definierten Erfolgskontrolle und entsprechenden Signal-Meldungen für den Fall, dass der Synchronisationsprozess fehlerhaft abgeschlossen wurde oder erst gar nicht gestartet werden konnte. Ihre Mitarbeiter müssen sich darauf verlassen können: keine Nachrichten sind gute Nachrichten - nur in den seltenen Fällen, in denen die automatisierten Abgleich- und Austauschroutinen einmal nicht erfolgreich durchgeführt werden konnten, muss eine entsprechende Mitteilung erfolgen, die dann aber auch nicht ignoriert werden kann - entsprechende Aktionen und Meldewege sind festzulegen und in der Ablauforganisation zu verankern.

Was geht?

Alles, was Ihre Prozesse beschleunigt und/oder stabilisiert!
Häufig ergibt die Analyse täglicher Arbeitsabläufe in den Fachabteilungen, dass zur Erledigung einer Aufgabe Abfragen und/oder Eingaben in verschiedenen Subsystemen erfolgen müssen. Oft ist es in solchen Fällen möglich, eine entsprechende Anwendung zu implementieren, die alle benötigten Daten aus verschiedenen Systemkomponenten aggregiert und die Eingaben an diese betroffenen Subsysteme zurückmeldet. CTI (Computer - Telefonie Integration) ist ein gutes Beispiel in diesem Kontext. Zur eingehenden Rufnummer (aus der Telefonanlage) wird die Kundennummer im ERP-System ermittelt und eine Bildschirmmaske auf dem PC-Arbeitsplatz des Sachbearbeiters geöffnet, auf dessen Nebenstelle der Anruf eingeht. In dieser Anzeigemaske werden Informationen aus der Auftragshistorie des Kunden (aus dem ERP-System) ebenso angezeigt wie die Historie der Kommunikation mit dem Kunden aus dem Dokumentenmanagementsystem (DMS) bei gleichzeitigem Zugriff auf die Kundendaten aus dem CRM-Subsystem. Ihr Mitarbeiter muss nicht in diversen Anwendungen recherchieren, sondern bekommt die relevanten Daten automatisch angezeigt, noch bevor er den Telefonhörer abhebt.

Was geht gar nicht?

Alles, was Ihre Prozesse verlangsamt und/oder destabilisiert!
In den letzten Jahren haben viele Unternehmen Webportale eröffnet, auf denen sie ihren B2B-Partnern die Möglichkeit bieten, Daten in den Informationsfluss ihres Unternehmens einzuspeisen.
Ein solches Angebot kann unter Umständen für ein Unternehmen hilfreich und somit nützlich sein.
Oftmals werden aber mit der Einrichtung solcher interaktiven Portal-Dienste bereits bestehende automatisierte Kommunikationswege übersehen - hier gilt es, den fehlerhaften "Optimierungs"-Ansätzen Ihrer Partner vehement zu widersprechen.
Ein Beispiel aus der Praxis:
Der Transportdienstleister XYZ bietet seinen Kunden neuerdings an, die Aufkleber für Paketsendungen im Internet-Portal von XYZ anzufordern - die Paketaufkleber werden lokal beim Kunden gedruckt, XYZ bekommt die Sendungsdaten zum Zeitpunkt des Ausdrucks mitgeteilt, die Paketnummer wird im XYZ-System vergeben.
Eine klassische Win:Win Situation ... oder? NEIN!!
Was XYZ leider aus lauter Euphorie für das neue Portal übersah:
Bereits seit vielen Jahren wurden die Paketetiketten im ERP-System des Kunden vor Ort erzeugt, integriert in die Versandabläufe des Kunden aus einem eigens festgelegten Nummernkreis - die Daten wurden dann per Datenübertragung dem Spediteur zur Verfügung gestellt. Ohne manuellen Eingriff und automatisiert
Mit der neuen Portallösung hingegen muss nun zusätzlich zu den Eingaben im betriebseigenen System das Internet-Portal bedient werden und die fremdvergebenen Paketnummern in das betriebseigene ERP-System re-integriert werden. Mehr Aufwand, mehr Fehlerquellen
lesen Sie mehr zu den Gefahren der dialoglastigen Datenverarbeitung